Hola! Dependiendo la marca/modelo, podes configurar la agenda remota subiendo en un servidor web un archivo XML con el formato que necesitan los teléfonos para descargar. Por ejemplo, con los teléfonos grandstream, puedes configurar la opción "Dirección de servidor para directorio XML:" poniendo la IP/nombre del servidor donde vas a alojar el XML y el directorio. EJ: 192.168.0.1/gp2000.
En el caso de los Yealink, también tienen la opción desde la configuración web -> Directory -> remote phonebook. Ahí configuras la url de tu xml. Ej: Remote URL: 192.168.0.1/t21p/t21p/phonebook.xml
Igual se realiza con otras marcas de teléfonos IP. Te recomiendo que veas el manual de cada teléfono.
También, podes crear un directorio en una web, haciendo una página con el directorio telefónico para que tengan acceso vía web también.
Espero que te haya servidor la información.
Saludos!!!